Печать на приказе о приеме на работу Т-1

Какую форму использовать?

Несмотря на обязательность издания приказа при увольнении, в ТК РФ:

  • нет требований к его содержанию и оформлению;
  • не указано, какие именно реквизиты обязательны для приказа и как их заполнять, приведены лишь основные требования, связанные с соблюдением процедуры увольнения (например, что работника надо обязательно ознакомить с изданным приказом под подпись3).

Между тем это вовсе не означает, что работодатель может каждый раз произвольно определять содержание и форму приказа. Он относится к первичным учетным документам4: в нем отражается определенный факт хозяйственной жизни с соответствующими правовыми последствиями (прекращение трудовых отношений, выплата компенсации за неиспользованный отпуск и т.п.

), поэтому к нему применимы общие положения о первичных учетных документах5. Использовать можно только определенную форму приказа, которая утверждается руководителем организации-работодателя, если законом прямо не установлено применение специальной формы для конкретных работодателей. Подробнее о том, как это делается, расскажем далее.

Таким образом, можно применять:

  • унифицированную форму приказа об увольнении (форма № Т-8 или № Т-8а для случаев увольнения нескольких работников одновременно). Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Бюджетные организации (госсектор) должны составлять кадровые документы по унифицированной форме6. Негосударственные также вправе ими руководствоваться. Для этого применение унифицированных форм закрепляется приказом руководителя организации. Преимущество унифицированной формы заключается в том, что в ней есть все необходимые реквизиты и сложнее ошибиться при оформлении приказа, к тому же ее заполнение вряд ли вызовет нарекания со стороны контролирующих органов (на практике иногда встречаются придирки инспекторов ГИТ, если используется не утвержденная Госкомстатом РФ форма);
  • самостоятельно разработанную форму приказа. Негосударственные организации сами выбирают: взять за основу унифицированную форму приказа Госкомстата РФ или разработать свою7. При этом форма приказа должна содержать все обязательные реквизиты для первичного учетного документа, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Приведем их с учетом специфики данного кадрового документа в Таблице 1.
Таблица 1

Обязательные реквизиты приказа об увольнении

Основания для оформления приказа о расторжении трудового контракта

Разрыв трудовых отношений возможен по желанию трудящегося, по настоянию работодателя (прогул, невыполнение обязанностей и др.), при наличии взаимного согласия, а также по обстоятельствам, которые не зависят от сторон (призыв на службу, смерть, осуждение и др.).

Распорядительные акты организации издаются на основании каких-либо документов: личного заявления работника, акта об отсутствии на рабочем месте, акта о совершении дисциплинарного проступка, повестки о призыве, приговора суда и пр.

За сколько дней издается этот документ?Сроки издания приказа об увольнении законодательством не установлены. Это может произойти раньше или позже фактического увольнения. Поэтому кадровик может приступить к подготовке документа как сразу после возникновения оснований (например, при прогуле), так и в день увольнения. Поэтому не имеет значения, какой датой это будет обозначено. Они могут и не совпадать.

В приказе должны быть указаны конкретный трудовой договор, действие которого прекращается, а также дата увольнения работника.

При заполнении этих сведений в унифицированной форме часто допускаются разночтения, ведь в ней предусмотрено сразу 2 формулировки:

  • «Прекратить действие трудового договора» – здесь надо указывать реквизиты того трудового договора, действие которого прекращается. Иногда ошибочно тут пишут дату увольнения, не замечая наличия «№ », что говорит именно о трудовом договоре;
  • «уволить» – сюда вписывается дата увольнения (по общему правилу, дата последнего рабочего дня). При предоставлении отпуска с последующим увольнением днем увольнения считается последний день отпуска, его и указываем в приказе18. Но издать приказ об отпуске и увольнении (один или два разных) и ознакомить с ним работника следует до отпуска – в последний рабочий день.
Пример 6

Образцы заполнения сведений о факте прекращения трудового договора и последнем рабочем дне в приказах о прекращении трудового договора разной формы

Мария Смольянинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал», магистр права

Сколько существуют унифицированные формы № Т-8 и Т-8а, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее – Постановление Госкомстата РФ), столько специалисты в области кадрового делопроизводства высказывают различные точки зрения относительно того, что понимать под формулировкой «(ненужное зачеркнуть)» в распорядительной части приказа об увольнении. А виной тому – отсутствие разъяснений в законодательстве и от официальных органов. Даже в консультациях на сайте Роструда подобная тема не поднималась.

Давайте посмотрим на основные мнения специалистов и используемые ими аргументы по этому вопросу. Сразу скажем, что вы можете выбрать любой вариант, который вам покажется наиболее убедительным (или варианты, поскольку они в каком-то роде взаимодополняют друг друга). Главное – закрепить подход, применяемый в практике составления приказов в вашей компании, в локальных нормативных актах (ЛНА). Это можно сделать как в Инструкции по кадровому делопроизводству, так и в соответствующем разделе общей Инструкции по делопроизводству, а также любом другом ЛНА.

1. Одна из точек зрения базируется на истории развития российского трудового законодательства и практики его применения. Кадровики со стажем помнят, что оформление письменного трудового договора стало обязательным только с 6 октября 1992 г. (когда в действовавший в то время КЗоТ РСФСР были внесены изменения). Ранее же договор в письменной форме между работником и работодателем не заключался, а когда у работодателей появилась обязанность подписывать с вновь принимаемыми на работу сотрудниками трудовые договоры, то уже работающий персонал заставлять подписывать договоры было нельзя, оформление ранее сложившихся трудовых отношений на бумаге могло происходить только по взаимному согласию сторон.

Поэтому ряд специалистов считает, что при утверждении Госкомстатом РФ унифицированных форм приказов № Т-8 и Т-8а в 2004 г. эта ситуация как раз и была предусмотрена, поскольку работников, принятых до 1992 г., на тот момент было много. Так, если сотрудник был трудоустроен в организацию до 6 октября 1992 г. и у него на момент увольнения так и отсутствовал письменный трудовой договор, то при его увольнении в приказе нужно было зачеркнуть формулировку «Прекратить действие трудового договора от “___” ______ 20__ г. № ___» и заполнить графу в части «уволить “___” ______ 20__ г.».

2. Другие полагают, что заполнять надо обе строки – и «Прекратить…», и «уволить…», а зачеркивать ничего не нужно. Аргументация следующая:

  • унифицированные формы № Т-8 и № Т-8а были в этой части изначально составлены некорректно (иначе бы имелись мотивированные разъяснения по их заполнению с учетом «зачеркивания» в разделе «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановления Госкомстата РФ либо официальное толкование появилось бы в последующем);
  • при оформлении прекращения с работником трудовых отношений логичным является указание как на трудовой договор (его реквизиты – дату и номер), оканчивающий свое действие, так и на факт увольнения работника в конкретный день. Именно эта дата увольнения на основании изданного работодателем приказа заносится в трудовую книжку работника согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4, 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

3. Третья позиция базируется на терминологии ТК РФ (ст. 66, 77-84.1) и подзаконных актов (п. 18, 35, 37 Правил и раздел «Сведения о работе» утвержденной Правилами формы трудовой книжки; п. 5.1-6.2 Инструкции). Если внимательно посмотреть, в каких случаях используется понятие «увольнение», то можно сделать следующие выводы:

  • увольнение работника является закономерным результатом прекращения трудового договора;
  • есть только одна ситуация, когда нельзя говорить о таком результате, – речь идет о смерти работника (а также признании судом работника умершим или безвестно отсутствующим), поскольку увольнять фактически становится некого.

А значит, при составлении приказов по унифицированным формам № Т-8 и Т-8а нужно делать выбор в зависимости от конкретных обстоятельств:

  • либо зачеркивать фразу «уволить “___” ______ 20__ г.» при прекращении трудовых отношений вследствие смерти работника (а равно признания судом работника умершим или безвестно отсутствующим) и заполнять данные «Прекратить действие трудового договора от “___” ______ 20__ г. № ___»;
  • либо зачеркивать формулировку «Прекратить действие трудового договора от “___” ______ 20__ г. № ___» (которая сама по себе для прекращения трудовых отношений значения не имеет, поскольку приказом и в последующем в трудовой книжке фиксируется именно результат) и заполнять информацию о дате увольнения в графе «уволить “___” ______ 20__ г.» – во всех остальных ситуациях.

И тут возникает вопрос: а если в унифицированной форме приказа № Т-8 ничего не зачеркивать и заполнить строку со словом «уволить», оставив строку «прекратить действие…» пустой, то потеряет ли приказ из-за этого юридическую силу?

Печать на приказе о приеме на работу Т-1

Нет, это не является критичным для соблюдения процедуры увольнения и ее оформления, если в приказе правильно указана дата увольнения и содержатся данные, в отношении какого конкретно работника прекращается действие трудового договора. Ведь по общему смыслу ст. 84.1 ТК РФ отсутствие ссылки на реквизиты трудового договора в приказе о его прекращении само по себе не влияет на законность процедуры увольнения.

На следующем развороте журнала смотрите примеры заполнения приказа о расторжении трудового договора:

  • по унифицированной форме № Т-8 Госкомстата (Пример 7) и
  • по разработанной работодателем форме с трафаретным текстом (Пример 8), что делает документ более удобным для заполнения и быстрого считывания переменной информации по сравнению с обычным текстом из нумерованных абзацев (см. «1» в Примере 6).
Пример 7

Приказ о прекращении трудового договора по унифицированной форме № Т-8

Пример 8

Разработанная работодателем форма приказа о прекращении трудового договора

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Еще по теме  Заявление на отпуск с последующим увольнением по собственному желанию: образец написания

ОКУД, ОКПО и другие коды

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)9 является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Таким образом, основное предназначение ОКУД – статистическое, и такой код присваивается формам документов, разработанных госорганами (см.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) также применяется для целей статистического учета, в т.ч. через однозначную идентификацию хозяйствующих субъектов, расположенных на территории РФ (у организаций с одинаковым наименованием ОКПО все равно будет отличаться). ОКПО присваивается не только организациям, но и индивидуальным предпринимателям. Посмотреть свой код можно как в соответствующей документации о постановке на учет, так и на официальных ресурсах Росстата.

Код ОКПО организации состоит из 8 цифр, а ИП – из 10.

Печать на приказе о приеме на работу Т-1

Код ОКПО проставляется в форме № Т-8 Госкомстата РФ (см. «1» в Примере 1), целесообразно его указывать и в самостоятельно разработанной форме («1» в Примере 2).

Пример 1

Фрагмент приказа об увольнении по унифицированной форме № Т-8

Пример 2

Фрагмент приказа об увольнении по разработанной организацией форме

Пример 3

Фрагмент приказа об увольнении с классическим формуляром для организационно-распорядительного документа

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юрлица либо ОГРНИП индивидуального предпринимателя тоже позволяют однозначно идентифицировать данных лиц по уникальному номеру, который отражается в ЕГРЮЛ для юрлиц (или ЕГРИП для ИП). Но изначально в унифицированной форме, разработанной Госкомстатом РФ, такого кода не было.

В разработанной в организации форме приказа об увольнении наличие этих кодов вполне можно свести к нулю (Пример 3). Это не лишит документ юридической силы, т.к. наличия таких данных Закон о бухучете не требует. Однако их присутствие в документе позволит точнее идентифицировать работодателя.

Указание места издания принято на организационно-распорядительных документах, поэтому в самостоятельно разрабатываемой форме это следует учесть. В Примере 3 данный реквизит показан в более привычном варианте, чем в Примере 2, – здесь отражен полный адрес. А вот в форме Госкомстата РФ № Т-8 этот реквизит отсутствует.

Наименование организации – автора документа

Существует единая форма заполнения распоряжения о расторжении трудового договора – Т-8, закреплена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. В форму нужно написать следующие данные:

  • наименование организации;
  • номер и дата регистрации;
  • название;
  • данные трудового договора;
  • дата увольнения (то есть каким числом составлять);
  • Ф.И.О. служащего;
  • табельный номер;
  • структурное подразделение;
  • название должности;
  • основание издания акта (причина);
  • реквизиты бумаги, которая является основанием издания акта;
  • подпись руководителя с расшифровкой;
  • подпись сотрудника и дата ознакомления с предписанием;
  • информация о рассмотрении вопроса об увольнении профсоюзным органом.

СПРАВКА: помимо унифицированной формы не запрещено использование форм, утвержденных распорядительным актом самого работодателя.

Большинство пунктов не требуют каких-либо пояснений, однако на ряд моментов хотелось бы обратить внимание.

Печать на приказе о приеме на работу Т-1

Основание издания акта (причина). При внесении этой информации необходимо точно следовать нормам ТК, а также указать номер статьи.

Пример записи:«По инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ».

Реквизиты бумаги, которая является основанием издания акта. В случае разрыва договора по собственному желанию трудящегося это будет личное заявление.

Пример записи:«Личное заявление Иванова И.И. от ….. ».

Мнение профсоюзного органа.

Учет мнения профсоюзного органа требуется в случаях, когда прекращением договора могут быть нарушены права сотрудников: при увольнении по сокращению штата, несоответствии должности, невыполнении трудовых обязанностей (ст. 82 ТК РФ).

При разрыве отношений по указанным выше причинам работодателю перед изданием распорядительного акта необходимо направить полный пакет документов на рассмотрение профсоюза и дождаться принятия ими мотивированного мнения.

СПРАВКА: Профсоюз высказывает мотивированное мнение в течение 7 рабочих дней с даты получения документов. Срок действия такого мнения – 1 месяц.

Номер документа. Присвоение официальным документам номеров является частью кадрового делопроизводства. Как правило, актам присваивается номер в порядке очередности. Помимо численного значения в номер приказа могут включаться также буквы. В совокупности номер приказа позволит оперативно найти сам документ в случае необходимости, а также отсортировать акты по видам.

Пример:«Приказ № 123-ув».

Номер проекту приказа присваивается после подписания руководителем.

Дата документа. Это дата присвоения проекту акта номера. Требования об обязательном совпадении даты увольнения и издания приказа в законодательстве нет. Возможна как ситуация издания приказа до даты увольнения (например, увольнение по заявлению), так и ситуация, когда дата издания позже, чем дата увольнения (в связи со смертью).

Последними в приказ вносятся номер регистрации и дата, затем подпись трудящегося об ознакомлении.

В унифицированной форме № Т-810 данный реквизит указан одним из первых (см. «2» в Примере 1). Рекомендуем начинать с него и в самостоятельно разработанной форме, т.к. наименование работодателя позволяет сразу определить, с кем конкретно работник состоял в трудовых отношениях, – чей это приказ.

Печать на приказе о приеме на работу Т-1

Правильное заполнение данного реквизита в определенной мере влияет на судьбу работника, особенно при выходе на пенсию и возникновении спора по страховому стажу. Ошибка в наименовании или его отсутствие может поставить под сомнение период работы у конкретного работодателя и привести к обнулению отдельных периодов стажа при слабости других доказательств трудовых отношений11.

В приказе указывается полное и сокращенное (при наличии) наименования, установленные на дату издания приказа (если приказ заполняется работодателем – индивидуальным предпринимателем, то делается указание на этот факт и указываются Ф.И.О. предпринимателя). При этом заполняемые данные в форме приказа не должны отличаться от таковых в ЕГРЮЛ (или ЕГРИП для ИП).

Если сокращенное наименование организации отличается от полного только общепринятой аббревиатурой организационно-правовой формы, то его указывать не обязательно (например, наличие сокращения «ООО “Василек”» рядом с «Общество с ограниченной ответственностью “Василек”» не информативно, см. Пример 3). А вот если есть уникальное сокращение самого наименования организации, то указывать его необходимо, тогда, например, рядом с «Акционерное общество “Центр маркетинговых исследований рынков Азии” в скобках появится «АО “ЦМИРА”», Примеры 1-2).

Вид документа – «ПРИКАЗ» пишется всегда заглавными буквами. А то, что следует в унифицированной форме № Т-8 следом – это заголовок к тексту приказа, который отвечает на вопрос «о чем он?» (см. «3» в Примере 1).

Зачем в форме № Т-8 рядом с видом документа «ПРИКАЗ» появился другой вид «распоряжение», сказать сложно. Видимо, разработчики формы старались ее сделать применимой для максимального числа случаев – это прослеживается и по заголовку к тексту приказа.

Трудовой договор, согласно формулировкам гл. 13 ТК РФ, прекращается или расторгается. При этом понятие «прекращение трудового договора» шире, чем «расторжение трудового договора». Потому и наименование приказа должно быть «Приказ о прекращении трудового договора», но в унифицированной форме формулировка максимально широкая – «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Статья 84.1 «Общий порядок оформления прекращения трудового договора» Трудового кодекса Российской Федерации

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись {amp}lt;…{amp}gt;

При создании своей формы приказа использовать можно любой из перечисленных выше вариантов наименования документа: и максимально длинного из формы № Т-8, и короткого «Приказ о прекращении трудового договора». Только вариант «Приказ об увольнении»12 не рекомендуется, хотя грубым нарушением он не является, ГИТ просто может сделать замечание при проведении проверки.

Что делать, если увольнение выпадает на выходной?

Что делать, если дата расторжения трудовых отношений выпадает на выходной день? Подобное возможно, когда дата обусловлена истечением определенного периода времени: двухнедельная отработка или предупреждение за два месяца о грядущем сокращении штата.

Ответ на вопрос о действиях кадровика содержится в ст. 14 ТК РФ: если последний день работы приходится на нерабочий день, то он переносится на ближайший следующий рабочий день.

ТК РФ, Статья 14. Исчисление сроков

Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.

Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.

Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Печать на приказе о приеме на работу Т-1

Важно! Увольнение в выходной день не осуществляется, поскольку в последний день наниматель должен выдать сотруднику необходимые документы и деньги, что возможно только в рабочее время.

Требования о наличии печати на приказе о приеме на работу

Унифицированная форма бланка не содержит места для проставления печати. Необходимость оттиска предусмотрена, когда понадобится заверить его копию. Согласно гражданского законодательства (ч. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208 или п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ), предприятия разной организационно – правовой формы не обязуют применять печать во всех внутренних документах.

Унифицированные формы приказа об увольнении, предоставлении отпуска или приеме на работу не содержат реквизита под названием «Место печати». К ним относится и форма Т-1. Эти бланки утверждены Госкомстатом РФ в Постановлении от 05.01.2004 N 1. В этом же Постановлении утверждены Указания по заполнению форм первичной учетной документации. В документе не предусмотрен факт обязательного проставления печати предприятия при заполнении формы Т-1.

Еще по теме  Торговля живой рыбой с машины документы

Отсюда истекает вывод, что если в локальном нормативном акте работодателя отсутствует требование о проставлении печати на бланках приказов по личному составу, то это действие обязательным не является (ст. 8 ТК РФ, ст. 7, 9 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Но, наличие печати на документе делает его более соответствующим законодательным актам РФ о труде.

Визирование документа – проставление подписей уполномоченными лицами.

Эти подписи подтверждают ознакомление этих лиц с содержанием документа и их согласие.

В случае с распоряжением о прекращении трудовых отношений по решению нанимателя такими лицами будут непосредственный начальник увольняемого, бухгалтерия, юрист и отдел кадров.

Если говорить о прекращении трудового договора по желанию служащего, то ряд виз уже будет содержаться на его личном заявлении, тогда повторно их проставлять на проекте распоряжения нет необходимости.

Как правило, требования к порядку визирования документов утверждаются распорядительным актом организации.

В нем может предусматриваться список визирующих для тех или иных документов, а также сроки проставления их виз.

Приказы издаются и подписываются руководителем организации в единственном экземпляре. Этот оригинал документа хранится в отделе кадров, во все остальные подразделения и самому трудящемуся выдаются заверенные кадровиком копии.

Обратите внимание! Печати ставятся необязательно, поскольку это никак не закреплено на законодательном уровне.

Гриф «Конфиденциально»

Приказ о прекращении трудового договора содержит персональные данные – информацию, доступ к которой ограничен законом13. В связи с этим он относится к документам с ограничением доступа к нему третьих лиц. При заполнении приказа в правом верхнем углу может проставляться гриф ограничения доступа к документу14.

Виды используемых грифов устанавливаются в локальном нормативном акте, они содержат разные ограничительные надписи: «Коммерческая тайна», «ДСП» и др. Рекомендуем закрепить в Положении об обработке персональных данных возможность использования на документах, содержащих персональные данные работников, грифа с ограничительной надписью «Конфиденциально».

Обратите внимание: в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится пример такого грифа с усеченным составом данных, мы рекомендуем его оформлять так, как показано в нашем Примере 4.

Пример 4

Гриф «Конфиденциально» – рекомендуемый минимум элементов

Образец приказа об увольнении по собственному желанию

Кадровик обязательно должен ознакомить трудящегося с актом о прекращении действия договора (ст. 84.1 ТК РФ). В большинстве случаев отношения с работниками нормальные и тогда достаточно позвонить по номеру телефона из личного дела и позвать в отдел кадров.

Если же служащий уклоняется от явки в отдел кадров, то уведомить его следует путем направления заказного письма с уведомлением о вручении. В случае, когда сотрудник так и не явился для ознакомления или ознакомился, но не проставил подпись, кадровику необходимо указать соответствующую информацию на документе.

  1. В первой ситуации – указать, что ознакомление невозможно, так как неизвестно местонахождение служащего.
  2. Во втором случае – отметить дату ознакомления и сделать приписку об отказе от подписания, а также составить акт, который должны подписать не менее трех свидетелей отказа.

Даты издания, увольнения и ознакомления с приказом

Огромное значение имеет дата приказа, поскольку она позволяет, среди прочего, определить, соблюдена ли процедура увольнения работника, т.е. издан ли приказ своевременно. Например, если человек увольняется за дисциплинарное нарушение, то это делается по определенной процедуре; если работодатель не соблюдал ее шаги и их сроки, поторопившись уволить нерадивого работника, то у организации могут быть проблемы.

Печать на приказе о приеме на работу Т-1

По общему смыслу ч. 1, 2 ст. 84.1 ТК РФ, приказ должен быть издан не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника, т.к. с ним требуется ознакомить работника под личную подпись. В противном случае работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Исключения – случаи, когда издать приказ в день фактического прекращения работы нельзя по объективным причинам, тогда допускается датирование и издание приказа позднее даты последнего рабочего дня.

А можно ли оформить приказ об увольнении заранее – до дня увольнения? Да, это возможно и не будет нарушением, если известна точная дата последнего рабочего дня. Тогда дата издания приказа будет отличаться от даты прекращения договора (см. «1» и «2» в Примере 5). Это часто практикуют при увольнении по соглашению сторон (ст.

Пример 5

Фрагмент приказа об увольнении по унифицированной форме № Т-8

Добавим, что высказываются разные мнения о моменте ознакомления работника с таким приказом:

  • одни специалисты считают, что это надо делать непосредственно в день увольнения;
  • другие говорят о возможности ознакомить работника с приказом в любой день после его издания до увольнения.

На наш взгляд, работодатель может придерживаться любой из этих позиций, т.к. по общему смыслу ст. 84.1 ТК РФ это надо сделать ​не позднее последнего рабочего дня.

При этом в любом случае рекомендуется проставлять в приказе именно фактическую дату его издания, иначе есть риск, что при трудовом споре с работником это сыграет против работодателя.

Судебная практика. Апелляционное определение Свердловского областного суда от 24.08.2018 по делу № 33-15103/2018

В приказе стояла дата составления 15 марта, а отметка об ознакомлении с ним работницы – 5 марта (в день фактического издания приказа). Она утверждала, что это доказывает незаконность увольнения, а с приказом на самом деле ее не знакомили.

И лишь изучение всех доказательств в совокупности, в т.ч. свидетельских показаний, убедило суд в кадровой ошибке: ответственное за оформление приказа лицо посчитало, что дата составления приказа не может быть ранее даты увольнения, потому приказ, фактически оформленный 5 марта, датировали последним рабочим днем работницы – 15 марта, а работницу с приказом ознакомили в день его оформления.

Оценивать совокупность доказательств будет суд, и в случае ошибки в дате составления приказа (описка / опечатка) он может принять во внимание свидетельские показания, пояснения сторон, иные доказательства, позволяющие выявить истинную дату издания приказа. Суд может принять сторону работодателя при наличии доказательств технической ошибки (опечатки)16.

Формат дат составления приказа, трудового договора и его расторжения в унифицированной форме может быть разным: цифровым, буквенно-цифровым (как в Примере 5). Ошибкой это не будет, поскольку в ТК РФ и в ст. 9 Закона о бухучете не содержится запрета на это.

В самостоятельно разрабатываемой форме приказа формат написания дат лучше привести к единообразию.

Как исправить ошибку, если таковая была допущена?

Ошибка Законодательный акт, требования которого нарушены
Прием на должность не оформлен приказом. ·        ст. 68 ТК РФ
Приказ формы Т-1 не был предъявлен работнику для ознакомления в 3-хдневный срок. ·        ст. 68 ТК РФ

Вопрос №1. Какое наименование документа о приеме на работу считать правильным – «Приказ» или «Распоряжение»?

Если бланк отдают на подпись генеральному директору или президенту корпорации, то в наименовании указывают «Приказ». Для руководителей филиалов, представительств и структурных отделов подготавливают «Распоряжение».

Составление и оформление документа о приеме на работу предусматривает выполнение требований Трудового кодекса РФ. Приказ в обязательном порядке содержит сведения о:

  1. Предприятии. Это значит, что в шапке бланке указывается наименование, код и адрес организации.
  2. Работнике. Важные данные – ФИО, профессия, должность, оклад, продолжительность испытательного периода и основной работы.

Затем ставятся подписи кадровика, руководителя и вновь принятого работника. Нумеруются приказы формы Т-1 с начала года и регистрируются в специальном журнале, который оформляется при открытии предприятия. Печать предприятия обязательна для проставления при наличии локального приказа руководителя. Кадровики ставят печать на документах, чтобы предотвратить штрафные санкции при проверках, хотя её присутствие обязательным не является.

Номер приказа

При подписании проекта приказа руководителем он регистрируется, т.е. на нем проставляются дата издания и номер.

Приказы нумеруются в валовом порядке в пределах календарного года и своих документопотоков. Как минимум, стоит отдельно регистрировать (и нумеровать) приказы по основной деятельности и по личному составу. Крайне желательно еще и разграничивать кадровые приказы с разными сроками хранения, чтобы подшивать их в разные дела. Приказы об увольнении работников хранятся:

  • 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, и
  • 75 лет – если до 1 января 2003 года17.

Печать на приказе о приеме на работу Т-1

Каждому документопотоку, который выделен в вашей организации, для его идентификации надо присвоить индекс. Тогда номер будет состоять из индекса документопотока и порядкового номера приказа внутри него в пределах года, например: № 10-к, № 10/лс или № 10/04-07.

Типовой формуляр приказа

Приказ может оформляться:

  • на общем бланке организации,
  • специально разработанном бланке приказа (в т.ч. должностного лица) или
  • на листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

При этом реквизиты бланка могут быть расположены следующими способами:

  • угловым или продольным (сравните Примеры 2 и 3) и
  • центрованным (Пример 3) или флаговым (в этом случае все реквизиты бланка печатаются сразу от границы левого поля).

Правда, совместные приказы всегда оформляются на чистых листах бумаги с продольным расположением реквизитов.

Если приказы издаются в организации чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно разработать и применять специальный бланк приказа, изготовленный в бумажной форме типографским способом или электронную модель бланка (раздел 6 Методических рекомендаций), на основе которой проектируются формы (модели бланков) для просмотра и печати. Бланки проектируются с учетом пореквизитного анализа приказа.

Еще по теме  Незаконное увольнение с работы: что делать работнику

В типовой формуляр приказа входят следующие реквизиты.

1. Наименование организации – автора документа с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением о ней. Сокращенное наименование, также закрепленное в уставе, является факультативным.

Факультативными являются также изображения:

  • Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ, использование которых регламентируется соответствующими федеральным конституционным законом и законами субъектов РФ, а также положениями об органах управления и уставами муниципальных образований;
  • эмблемы или товарного знака.

«Фирменный» стиль организации, элементом которого являются бланки документов, утверждается приказом первого руководителя.

2. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается строкой ниже наименования организации в бланках приказов филиалов, отделений и представительств, если их руководителям первый руководитель организации делегировал право издания приказов (это факультативный реквизит).

3. Наименование должности лица – автора документа оформляется через 1 пустую строку ниже наименования организации и только в бланке приказа должностного лица. Данный вид бланка может быть разработан для тех руководителей, которые уполномочены издавать подобные документы (для первого руководителя и, возможно, для других топ-менеджеров).

4. Название вида документа «ПРИКАЗ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают его печать вразрядку или без нее (сравните Примеры 1 и 2). При этом практический опыт давно подтвердил, что лучшее оформление – вразрядку центрованным способом (посередине строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов.

Пример 1

Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа

Пример 2

Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа

Пример 3

Угловое центрированное расположение реквизитов заголовочной части приказа

5. Дата приказа обычно является датой его подписания и вступления в силу. Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления данного реквизита (10.12.20193 и 10 декабря 2019 г.), но в примерах оформления заголовочной части приказов приводят только буквенно-цифровой вариант.

Печать на приказе о приеме на работу Т-1

ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предшествующего ГОСТ Р 6.30-2003) рекомендует при буквенно-цифровом способе число месяца указывать без нуля в начале, если оно состоит из одной цифры, т.е. «1 октября 2019 г.». Ранее рекомендовалось оформлять «01 октября 2019 г.» для защиты реквизита от фальсификации путем добавления перед единицей другой цифры, преврающей дату в 11, 21 или 31 октября.

Считаем, что конкретный способ должен устанавливаться самой организацией и закрепляться в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте4.

6. Регистрационный номер (индекс) присваивается приказам в пределах соответствующих документопотоков. Вот самые распространенные принципы идентификации приказов в пределах документопотоков:

  • приказы по основной деятельности могут иметь порядковый номер без добавления буквенного или цифрового индекса (№ 77), а приказам по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу он добавляется (№ 77-адм и № 77-лс);
  • довольно часто в регистрационном номере отражают номер дела, куда потом будет подшит документ, тогда приказ по основной деятельности может получить индекс № 77/01-08, по административно-хозяйственным вопросам – № 77/01-09, по личному составу со сроком хранения 50 лет – № 77/04-10, а со сроком хранения 5 лет – № 77/04-11.

Возможна и большая детализация документопотоков. Минимально необходимое разделение приказов на документопотоки (в зависимости от регулируемых вопросов и сроков хранения) показано на Схеме 1. Некоторые организации классифицируют свои приказы только на кадровые и по основной деятельности без учета сроков хранения.

Если на этом остановиться и не выделять приказы хотя бы постоянного хранения, 50- летнего и 5-летнего хранения, то потом повышается трудоемкость обработки дел с приказами перед их сдачей в архив и выделением их части к уничтожению либо увеличиваются затраты из-за максимально длительного хранения всех приказов.

7. Место составления или издания приказа, как правило, соответствует месту нахождения исполнительного органа организации, зафиксированному в уставе (в положении о филиале или представительстве). Обозначения и сокращения должны соответствовать установленному административно-территориальному делению и общепринятым сокращениям географических названий.

Методические рекомендации по-прежнему подтверждают, что «при указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается. Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»/«град»: Белгород, Калининград, Новгород и т.п. Сравните Примеры 1 и 2.

8. Заголовок к тексту в приказе в настоящее время является обязательным реквизитом (особенно при применении СЭД). Но в течение некоторого времени он подпадал под правило: если объем текста приказа не превышал 4-5 строк, то заголовок к нему мог не формулироваться. Остальные же правила составления заголовка к тексту приказа соблюдаются даже с усиленным вниманием – в Методических рекомендациях они сформулированы кратко:

  • заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» и состоять из одной фразы;
  • многословный заголовок, состоящий из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
  • в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются;
  • возможно выделение заголовка полужирным шрифтом.

Методические рекомендации допускают в приказах с продольным расположением реквизитов заголовок оформлять над текстом посередине рабочего поля документа (центрировать) – как показано в Примере 2. Эта новая рекомендация обеспечивает оптимальное зрительное восприятие документа.

Пример 4

Правила оформления заголовка к тексту приказа в Инструкции по делопроизводству или ином ЛНА

Заголовок должен кратко и точно отражать цель издания документа (отражать главную мысль текста и контекст, т.е. конкретное решение и управленческую ситуацию, в которой оно принимается).

Сначала составляется текст документа, разрабатывается управленческое решение и только потом к тексту формулируется заголовок.

Заголовок не может быть многословным, максимальный его объем не должен превышать 5 строк5.

Заголовок оформляется от границы левого поля через 1 пустую строку (2 межстрочных интервала) после реквизита «место издания». После заголовка до текста отступ составляет 2 пустые строки (3 межстрочных интервала).

Печать на приказе о приеме на работу Т-1

9. Текст. Требования к структуре приказа и некоторым речевым моделям сформулированы в специальном разделе 6 Методических рекомендаций, его мы рассмотрим подробно далее.

10. Подпись должностного лица, в состав которой входит наименование должности, личный росчерк и расшифровка подписи (Пример 5), оформляется на бумажных документах.

Если электронный документ подписан электронной подписью, то отметка о такой транзакции оформляется несколько иначе: личный росчерк отсутствует, зато добавляется дата и время этой операции. Рекомендуем также добавлять в нее название действия («подписал» или «подписано»), рядом с фамилией порой указывают не два инициала, а полностью имя. См. Пример 6.

Пример 5

Подпись на бумажном приказе

Пример 6

Отметка об электронной подписи (опыт лучших практик)

Подписано. Генеральный директор Иван_А_Федотов 03.11.2019 16.25

Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Методические рекомендации приводят пример оформления реквизита 23 «Отметка об электронной подписи», который введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пункт 4.23 Методических рекомендаций только повторяет то, что сказано в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. А тот в свою очередь заимствовал формулировки и образец из совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.

2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Но данные требования разрабатывались и обязательны для МЭДО (система межведомственного электронного документооборота как доверенная среда), а в СЭД организаций визуализация отметки об электронной подписи уже давно оформляется с обозначением транзакции (как в Примере 6), что предусмотрено и п.

41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Но в большинстве СЭД ИТ-компании тем не менее «рисуют» отметку об электронной подписи по ГОСТ 7.0.97-2016 на тех традиционных площадях (местах), где должна оформляться собственноручная подпись должностного лица – между наименованием должности и расшифровкой подписи.

Метаданные приказа

Пореквизитный анализ дает возможность проектировать электронный документ по соответствующим составным частям (реквизитам, их атрибутам) и метаданным.

В приказе обязательными метаданными, соответствующими реквизитам приказа, будут:

  • наименование организации – автора документа;
  • наименование вида документа;
  • дата;
  • индекс/номер;
  • место составления (издания);
  • заголовок;
  • текст. Названия логических структурных частей: обоснование, поле с постоянным термином «ПРИКАЗЫВАЮ:», распорядительные пункты приказа. Для каждой части текста с учетом разновидности приказа предусматривается определенная площадь/объем;
  • метаданные подписи: наименование должности и имя, отчество, фамилия лица, подписавшего документ; дата подписания; вид транзакции – «подписал» или «подписано»; а вот срок действия сертификата электронной подписи (ЭП) становится обязательным для квалифицированной ЭП;
  • метаданные виз: наименование должности; имя, отчество, фамилия лица, завизировавшего документ; дата согласования; вид транзакции – «виза» или «согласовано».

Обязательные метаданные об управлении документом:

  • срок исполнения;
  • срок действия:
  • срок хранения;
  • форма представления;
  • локализация и т.п.

Факультативными (но обязательными, если разработаны необходимые классификаторы и справочники) будут, например:

  • идентификатор структурного подразделения – инициатора, создавшего проект;
  • идентификатор сотрудника-исполнителя;
  • код унифицированной формы разновидности приказа;
  • код темы, вопроса, направления деятельности;
  • сведения о приложениях к документу (наименования, количество);
  • маршрут рассылки для ознакомления;
  • маршрут рассылки для исполнения и т.п.

Поскольку приказ в статусе электронного оригинала мы видим как файл, то необходимо обратить внимание и на метаданные файла: его имя и формат, дата создания, срок хранения, наименование и версия СЭД, в которой создан или сохранен файл и т.п.