Несогласие с претензией образец

Ответ на претензию по оплате задолженности образец

Поскольку форма ответа на претензию законом не установлена, составьте его в произвольной форме.

Если вы не согласны с претензией, то при написании ответа уделите особое внимание обоснованию ваших возражений.

Образец подготовлен на примере договора аренды. Переданное в аренду имущество не соответствует договору и целевому назначению. При этом арендодатель требует уплатить арендную плату.

Если нарушены права потребителя, то своевременное реагирование на его обращение и реальное решение проблемы, а не простая отписка, практически всегда гарантирует, что он не обратится в суд. А в случае с контрагентами тоже лучше составить письмо в позитивном ключе, чтобы сохранить собственную деловую репутацию.

В структуре ответа на претензию можно придерживаться следующего образца:

  1. Начинать нужно, как обычно, с именного обращения. Принято обращаться к должностному лицу или потребителю точно так же, как он указал себя в тексте обращения или как было принято до этого.

Уважаемый Юрий Сергеевич!

Уважаемая Елизавета!

  1. Далее очень важно начать сразу со своих изменений:

Коллектив компании «Бенилюкс» и лично генеральный директор Вожеватов И.Н.

7 (499) 703-43-89 Москва и область

7 (812) 309-26-53 Санкт-Петербург и область

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Претензия в гражданском судопроизводстве – не обязательный элемент, в отличие от арбитражного процесса.

  1. Использование фирменного бланка, если вы юридическое лицо;
  2. Указание даты, исходящего номера;
  3. Название адресата, его организационно-правовая форма, юридический адрес – если адресат юридическое лицо, в противном случае – его ФИО;
  4. Ссылка на реквизиты полученной вами претензии: дата, номер, если есть соответствующий договор, также укажите его данные;
  5. Суть несогласия с претензией и доводы;
  6. Источники в законодательстве, на которые вы опираетесь, подтверждающие вашу правоту, проведенная экспертная оценка, если применимо, и т.д.;
  7. Подтверждающие документы: копия заключения экспертизы, накладных, квитанций и т.д.;
  8. Подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи и должности, печать.

Составьте письмо в двух экземплярах.

Внимание При составлении ответа на претензию необходимо придерживаться определенного образца, который сложился в деловом документообороте. К тому же важно верно выдержать сроки ответа и учесть несколько нюансов, которые подробно описаны ниже.

Бланк ответа на претензию (word)

Образец ответа на претензию (word)

Четко регламентированного образца такого документа, как ответ на претензию, в законодательстве не существует.

Тем не менее, следует исходить из общепринятой практики, которая предполагает наличие следующих пунктов:

  1. Начинается документ, как обычно, с шапки. В ней указывается полное наименование организации (без аббревиатур) – например, Общество с ограниченной ответственностью «Бенилюкс», и не ООО «Бенилюкс».
  • Предполагается, что документ доставляется точно таким же способом, в какой форме было получено и само обращение претензионного характера:
  • почтовое отправление следует оформить в виде заказного письма с уведомлением о получении, чтобы впоследствии иметь документальное подтверждение того, что сроки ответа не были нарушены;
  • письмо в электронном виде – в этом случае потребителю или контрагенту можно ответить также по е-мэйлу или факсу, однако бумажный оригинал своего документа необходимо сохранить и держать вплоть до окончательного разрешения проблемы;
  • наконец, самый надежный способ – передать письмо лично в руки (например, вместе с курьером) – часто так делают, если речь идет о партнерах, деловые связи с которыми представляют для компании особую ценность.
  1. Как правило, требующему лицу отправляют копию документа.

Зная суть вопроса, мы уже поспорили по содержанию в пользу потребителя, но это — детали (ведь содержание каждой претензии индивидуально для каждого случая).

Ответ на претензию - пример, образец

А вот по форме — она вполне подойдет для любого случая.

Итак, начнем с формы.

Ответ на претензию лучше писать на фирменном бланке организации.

Конечно же, необходимо указывать — кому она адресована, кем она подписана и когда составлена.

Срок здесь имеет значение, т.к. он установлен законами (как правило, это 10 или 30 дней с момента получения претензии).

По своему содержанию возможны два варианта: удовлетворение требований заявителя (полное или частичное) или отказ в удовлетворении таких требований.

Лучше, если отказ мотивирован, т.к.

ИНН, КПП (последние два параметра можно взять из учредительной документации фирмы).

  • Далее следует внести данные об адресате: если письмо отправляется конкретному лицу, то его должность, фамилию, имя, отчество (последние два — в виде инициалов), опять же полное наименование компании, фактический адрес.
  • Затем надо пронумеровать документ в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставить дату его составления.

Часть вторая

Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.

  • Здесь следует обязательно указать точную дату получения претензии, коротко обозначить ее суть и при наличии финансовых требований, вписать сумму (цифрами и прописью).

Подробно все сроки ответа на претензию прописаны в ст. 452 Гражданского кодекса РФ.

Итак, законом отведены следующие сроки на удовлетворение требований потребителя:

  • незамедлительно или в срок до 45 дней должны быть устранены обнаруженные после покупки дефекты;
  • срок замены товара с недостатками — 7 дней;
  • срок замены товара с дефектами, если требуется его диагностика, — 20 дней;
  • замена товара ненадлежащего качества, если на складе поставщика в данное время его нет, — 30 дней;
  • снижение цены при обнаружении недостатков товара, возмещение его стоимости — 10 дней;
  • доставка товара для замены некачественного в районы Крайнего Севера — 30 дней.

За несоблюдение сроков ответа на претензию продавец несет материальную ответственность.

Подобные претензии чаще всего поступают от управляющих компаний МКД или руководства ТСЖ.

В отзыве на предъявленную претензию следует задать управляющей организации ряд вопросов:

  • Потребовать разъяснения, за какой период образовалась задолженность и почему претензия предъявлена именно в это время;
  • Потребовать разъяснения механизма образования задолженности с расшифровкой (с приложением бухгалтерских документов) за что конкретно имеется долг, на основании чего его существование было установлено: показания приборов учета, изменения тарифов на услуги, непоступление денежных средств на расчетный счет обслуживающей организации?

По качеству товара

Эта категория отзывов наиболее актуальна для работников сферы торговли.

Указывается, что приложена копия и количество экземпляров. Ставится подпись, расшифровка и должность лица, подготовившего ответ.

Примеры таких документов, взятые из реального документооборота, представлены ниже.

А за основу образца ответа на претензию можно взять такой бланк.

Сроки ответа

В законодательстве нет универсальной формулы, по которой можно определить предельный срок ответа на претензию, составленную по определенному образцу. Поэтому исходить нужно из таких соображений:

  1. Если речь идет о покупателе в магазине, обоснованно применять действие закона «О защите прав потребителей», в котором указывается срок 10 рабочих дней.
  2. Если в договоре нет соответствующих указаний, устанавливается «разумный срок» – т.е.

Также штраф может быть назначен судом, если пострадавшая сторона обратится в него с просьбой об удовлетворении требований.

Правила составления

Как отмечено выше, унифицированного бланка для ответного письма не предусмотрено. Следовательно, составлять ответ на претензию придется в строго индивидуальном порядке, учитывая суть полученного претензионного обращения.

Готовьте ответ на претензию на фирменном бланке организации.

  1. Шапка документа. В правом верхнем углу укажите наименование и адрес компании-ответчика.
    Если документ составляется на фирменном бланке, то дублировать аналогичные сведения не требуется. Затем укажите адресата: пропишите наименование должности, название компании и Ф.И.О.
    представителя контрагента.
  2. Исходящая дата и место составления.

Претензия о взыскании задолженности по договору направляется одной из сторон договорных отношений другой стороне, являющейся должником по оплате за определенные услуги, работы, товары. Направляя претензию должнику, ее автор ожидает получить ответ.

Ответ на претензию по оплате задолженности должен быть составлен в письменном виде и содержать сведения, удовлетворяющие интерес и потребности автора претензии.

Еще по теме  Наследство после смерти жены: право законного, гражданского или бывшего мужа при наследовании имущества умершей супруги по закону или завещанию

Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.

Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.

Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру.

Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).

Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.

  1. Если квартира передана с недостатками

  2. Особенности обмена и возврата товаров, купленных на AliExpressОбмен и возврат товаров, купленных на AliExpress

  3. Образец претензии банку

  4. Образец претензии к МТС

  5. Образец претензии о подключении платных услуг мобильной связи без согласия абонента

  6. Образец претензии об обмене (возврате) мобильного телефона

  7. Как написать иск и подать иск в суд

  8. Как подать жалобу прокурору

  9. Как написать претензию банку

Какой срок установлен для ответа на претензии потребителей

Ответьте на претензию в срок, согласованный в договоре, если иной срок не установлен законом или иным правовым актом. Если в договоре нет условия о сроке ответа, руководствуйтесь требованиями претензии.

В ситуации, когда срок нигде не указан и не вытекает из обычаев или существа обязательства, рекомендуем ответить на претензию:

  • в течение семи дней с момента ее предъявления, если вы обязаны ответить на претензию в силу закона, иного правового акта или договора. Это следует из п. 2 ст. 314 ГК РФ, который определяет срок исполнения обязательств. Представляется, что в этот срок вы должны исполнить требование, указанное в претензии (исполнить обязательство), и (или) ответить на претензию;
  • в разумный срок, если ответ на претензию не является вашей обязанностью.

Как правило, закон не определяет сроки для ответа на претензию. В тех же случаях, когда он их устанавливает, сроки могут быть разными. Приведем примеры.

30-дневный срок установлен, в частности, для ответа на претензии к перевозчику по договору перевозки (п. 1 ст. 163 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, ст. 127.1 Воздушного кодекса РФ, п. 1 ст. 407 Кодекса торгового мореплавания РФ, ст. 124 Устава железнодорожного транспорта РФ, ч. 1 ст. 40 Устава автомобильного транспорта). Это самый распространенный срок.

претензии

10-дневный срок установлен, например, для ответа на претензию потерпевшего по ОСАГО к страховой организации. При этом в расчет срока не включаются нерабочие праздничные дни (п. 1 ст. 16.1 Закона об ОСАГО).

5-дневный срок установлен, например, для ответов на претензии по почтовым отправлениям и почтовым переводам в пределах одного населенного пункта (ч. 4 ст. 37 Закона о почтовой связи).

Это зависит от того, как в договоре сформулировано условие о сроке ответа на претензию.

Если в договоре указан конкретный срок для ответа (например, в течение 15 дней после получения претензии), то нужно руководствоваться условием договора. Сократить или увеличить этот срок без изменения договора не получится. Поэтому, даже если контрагент указал в претензии другой срок, ориентироваться на него не стоит.

Если договор позволяет указать срок для ответа в претензии, то можете смело руководствоваться претензией.

Однако возможна ситуация, когда договор позволяет установить срок в претензии, но в определенных рамках (например, содержит формулировку: “Срок для ответа указывается в претензии, но не может быть менее 10 дней и более 20 дней”). В таком случае сложность может возникнуть, если указанный в претензии срок выходит за эти границы (например, вам предложили ответить на претензию в течение пяти дней).

“Разумность” срока для ответа на претензию зависит от специфики обязательства, сути претензии и фактических обстоятельств дела.

При определении такого срока суд может взять за основу правило п. 2 ст. 314 ГК РФ: если срок ничем не установлен, то обязательство должно быть исполнено в течение семи дней со дня предъявления требования. При таком подходе разумный срок составит семь дней.

Если есть установленные законом сроки для ответа на претензию со схожими требованиями, то, скорее всего, суд будет ориентироваться на них. Как правило, эти сроки составляют 30 дней.

Ответить в срок особенно важно, если вам есть что возразить на предъявленные требования. Всегда есть шанс, что контрагент согласится с вашими доводами и вы решите спор без суда. Но даже если суд состоится, вы предстанете в более выгодном свете, если своевременно направите контрагенту свои возражения.

Также надо иметь в виду, что нарушение срока ответа на претензию, установленного законом или договором, признается нарушением досудебного порядка урегулирования спора. За это суд может взыскать с вас судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела (ч. 1 ст. 111 АПК РФ).

Законом о защите прав потребителей такой срок не установлен.

Этот Закон устанавливает только сроки, в течение которых вы должны удовлетворить требования потребителя. Поэтому, если вы получили от потребителя обоснованную претензию, вам необязательно писать ему ответ, но надо совершить в определенный срок конкретные действия, чтобы удовлетворить его требования.

Сроки для ответа на некоторые претензии потребителей вы можете найти в правилах оказания отдельных услуг. Например, перевозчик обязан рассмотреть претензию и письменно уведомить заявителя о результатах в течение 30 дней с даты ее получения (п. 72 Правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, грузов, багажа).

Как составить ответ на претензию

Самое главное при составлении ответа на претензию – довести до контрагента вашу позицию относительно предъявленных требований. Также важно ее обосновать. Если вы не согласны с претензией (полностью или частично), укажите основания такого решения со ссылками на законодательство и условия договора, а также приведите соответствующие доказательства.

Если для принятия решения вам не хватает документов, сообщите об этом контрагенту и попросите их предоставить.

Включите в ответ реквизиты, которые обычно содержат письма, направляемые контрагентам. Главное, чтобы из письма можно было определить адресата, отправителя и содержание вашего ответа.

При этом в письме важно указать:

  • дату, номер и название документа (“Ответ на претензию”), а также дату и номер претензии, в ответ на которую он подготовлен. Если вы отвечаете на претензию, которая названа по-другому (например, “Требование”, “Извещение”), то и ответ на нее назовите соответственно (например, “Ответ на требование”);
  • принятое решение по претензии (результат ее рассмотрения с обоснованием);
  • список приложений (документы, подтверждающие вашу позицию, если их нет у заявителя претензии). Учтите, что в некоторых случаях нужно вернуть документы, которые были приложены к претензии. Например, при частичном удовлетворении или отклонении претензии такая обязанность возлагается на перевозчика п. 2 ст. 163 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ.

Подписать ответ на претензию может руководитель вашей организации или уполномоченное лицо по доверенности.

Еще по теме  Расчет количества и размера ступеней лестницы: формулы, как правильно рассчитать ступени лестничного марша

Вы можете согласиться с требованиями контрагента или не согласиться. При этом согласие может быть полным или частичным.

Если вы признаете требования, то рекомендуем сообщить контрагенту о сроках их выполнения. Например, если вы перечислили сумму долга, укажите номер и дату платежного поручения. Если же требование еще не исполнено, то обозначьте планируемый срок исполнения.

В зависимости от конкретной ситуации в ответе можно, в частности, просить контрагента:

  • подписать соглашение об изменении в договоре срока исполнения и с гарантией исполнения обязательства в указанный срок;
  • не начислять неустойку и (или) проценты;
  • рассмотреть вариант иного встречного предоставления (например, отступное), поскольку нет денег для оплаты долга.

Кроме того, при признании требований целесообразно принести извинения за допущенное нарушение.

Если вы частично признаете требования, укажите, какие именно. Рекомендуем сообщить контрагенту о сроках исполнения требований в признанной части. Кроме того, укажите, что в оставшейся части его требование не подлежит удовлетворению.

Если вы не признаете требования, то важно убедить контрагента, что претензия необоснованна. Приведите причины отказа со ссылкой на законодательство и условия договора. Укажите, например, что нет правовых оснований для удовлетворения требований или фактические обстоятельства не такие, как указано в претензии.

Однако поскольку в подобной ситуации вероятность судебного разбирательства все же велика, вы должны учитывать, что ответ на претензию будет одним из письменных доказательств в суде. Поэтому если вы отказываетесь исполнить требования контрагента, то рекомендуем заранее продумать, какие доводы вы будете приводить в суде.

Направьте ответ на претензию по адресу контрагента, который он указал в договоре как исключительный адрес для отправки юридически значимых сообщений. Именно такой адрес считается надлежащим, кроме случаев, когда вам известно (должно быть известно), что этот адрес недостоверен.

Если в договоре этот адрес не закреплен, ответ на претензию по общему правилу надо направлять:

  • по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, если контрагент – юридическое лицо. Если ответ доставят по этому адресу, он считается полученным, даже если контрагент там не находится ( п. 3 ст. 54 ГК РФ);
  • по адресу, указанному в ЕГРИП, если контрагент – индивидуальный предприниматель;
  • по адресу регистрации по месту жительства или пребывания гражданина;
  • по адресу электронной почты контрагента, который указан на странице с контактами на его официальном сайте. Вы также можете использовать адрес электронной почты, известный как почта организации или служебная почта ее компетентного сотрудника. Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о совершении такого действия самим лицом, пока оно не докажет обратное.

В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.

Претензионная работа – одно из направлений деятельности юристов, их специализация. Не каждый юрист «широкого профиля», который берется за любое подвернувшееся дело в любой отрасли права, в состоянии оказать квалифицированную помощь в составлении ответа на претензию. Связано это с тем, что претензионный порядок урегулирования конфликтных ситуаций может быть законным – регламентированным тем или иным нормативным актом, самый известный – «Закон о защите прав потребителей», или договорным, когда условие о досудебном разрешении конфликтных ситуаций прописано сторонами в договоре.

Каким способом направить ответ на претензию

Направьте ответ на претензию способом, который установлен договором как исключительный способ для отправки юридически значимых сообщений .

Если в договоре способ не установлен, рекомендуем направить ответ:

  • по почте письмом с объявленной ценностью и описью вложения;
  • курьером под подпись (к примеру, на копии ответа) о получении лица, которое уполномочено контрагентом на прием корреспонденции.

Ответ на претензию можно отправить по электронной почте или, например, по факсу. Главное – должна быть возможность достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

Надо ли соглашаться с претензией

В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.

Какими бывают претензии и отзывы на них

Претензия в гражданском судопроизводстве – не обязательный элемент, в отличие от арбитражного процесса. Поэтому, если нет прямого указания в законе на претензионный порядок разрешения спора или это условие не зафиксировано в договоре, предъявление претензии – шаг неудовлетворенного участника договора, направленный на разрешение конфликтной ситуации во внесудебном порядке. Именно поэтому отвечать на претензию следует в любом случае.

Претензии можно классифицировать по следующим критериям:

  • Предъявление которых обязательно;
  • Предъявление которых зафиксировано в договоре;
  • Предъявленных по инициативе одной из сторон.

По правовым последствиям, которые несет отзыв (его отсутствие) на предъявленную претензию можно выделить:

  • Отказ от написания отзыва признается признанием стороной правомерности заявленных требования. Молчанием он выражает согласие на совершение другой стороной действий, изложенных в претензии;
  • Отсутствие отзыва расценивается как несогласие с изложенными в претензии доводами, и получатель отказывается от их исполнения.

Как правильно написать и оформить

Вне зависимости от объема и правовой аргументации, которая содержится в претензии, отзыв на неё всегда должен быть максимально полно аргументирован, каждый аргумент подтвержден ссылками на нормативные акты, ведомственные инструкции, правила и иные документы, которые могут быть не известны подателю претензии.

В ответе на претензию должны быть соблюдены необходимые реквизиты, которые придают документу доказательственную силу и в случае эскалации конфликта могут быть предъявлены в суде.

В «шапке» отзыва указываются реквизиты организации (ИП), его фирменное наименование контактные данные.

Отзыв должен содержать полные Фамилию, Имя, Отчество подателя претензии, его адрес, который указан в претензии для получения корреспонденции, а в случае отсутствия такового – на конверте почтового отправления. Если претензия подается заявителем лично, желательно сверить указанные им в претензии данные с паспортом.

Претензия может быть составлена юрисконсультом (юристом) организации (предприятия) или сторонним лицом, но обязательно подписывается руководителем предприятия или иным лицом, которому делегированы полномочия на подписание документов.

Отзыв обязательно должен быть заверен печатью предприятия и содержать дату и номер исходящей корреспонденции.

По качеству товара

Эта категория отзывов наиболее актуальна для работников сферы торговли. Претензии на некачественные товары или их некомплектность – самый распространенный и массовый вид претензий.

Прежде чем составлять отзыв, необходимо определиться, обоснована или не обоснована претензия. От этого будет зависеть содержание, аргументация и предложенные пути разрешения конфликтной ситуации. Не следует забывать о категории граждан, подверженных «потребительскому экстремизму» для которых купленный товар и его потребительские свойства не играют никакой роли.

Основным документом, на который вы должны ссылаться, составляя отзыв так же будет указанный закон.

О возмещении ущерба

Наиболее сложная категория претензий, поскольку источников причинения ущерба может быть очень много. Их правовая природа регламентируется совершенно различными нормативными актами.

Поэтому, составляя отзыв, необходимо досконально изучить законодательство в конкретной сфере: правила дорожного движения, привила пожарной безопасности, правила судовождения, правила обращения с ядовитыми веществами. Одним словом, нужно тщательно ознакомиться с тем законодательством, к которому принадлежит предмет, выступивший причинителем ущерба, или разобраться с теми действиями (бездействиями) которые должны были быть совершены лицом, причинившим ущерб, в силу своего должностного положения.

Еще по теме  Штраф за разведение костра

Составление отзыва на претензию – кропотливая работа, требующая наличия судебной практики, а также изучения большого массива нормативных актов и документации технического и финансового плана. Чем аргументированнее будут доводы, изложенные в вашем отзыве, тем выше шансы на внесудебное урегулирование конфликта.

Пример ответа на претензию

Что объединяет все претензии? То, что в них нас ругают за невыполнение каких-то обязательств. Теоретически претензия нацелена на то, чтобы мы исправились, хотя и здесь возможны варианты. Кому-то достаточно принести извинения, для кого-то важно исправить ситуацию, а кто-то ждет компенсации.

В чем же различие в написании ответа на претензию? То, что мы будем писать в ответе, напрямую зависит от самой претензии. 

Какими могут быть претензии? Претензии могут быть: обоснованными, необоснованными, справедливыми и несправедливыми, а могут быть неконструктивными, то есть агрессивными. Соответственно, и отвечать на них нужно по-разному. 

В этой статье мы предлагаем два алгоритма ответа на претензии.

Обоснованная претензия указывает на действительно допущенные Вами ошибки. Если поступает обоснованная претензия, в ответе необходимо признать свои ошибки, извиниться и показать, что с Вами можно продолжать сотрудничать дальше.

Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу неправильной комплектации заказа от Натальи, студентки вуза. В приложении есть все документы и фото. Ваша ошибка очевидна. Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина.

1. Начните с именного обращения.

Уважаемая Наталья!

2.Принесите свои извинения.

Коллектив интернет-магазина «Буквоед» приносит Вам свои искренние извинения в связи с проблемами по комплектации Вашего заказа.

3.Сформулируйте проблему, чтобы Ваш адресат понимал, что Вы читали его письмо и правильно поняли суть проблемы. На этом этапе важно не преуменьшать проблему. Также важно добавить конкретики.

Из Вашего письма мы узнали, что, к сожалению, заказанные Вами книги пришли не в полном объеме. Так, из пяти заказанных Вами книг получены только три. И это, бесспорно, наша ошибка.

4. Станьте на сторону обиженного.

Мы разделяем Ваше огорчение и возмущение по этому поводу. Тем не менее, мы бы хотели, чтобы Вы знали, что в нашей компании это беспрецедентная ситуация..

5. Обоснуйте причины возникновения проблемы и сообщите о принятии мер.

Возможно, что причиной недокомплектации заказа стали «человеческий фактор» или неопытность стажировщика, который собирал Ваш заказ. Уверяем, что в истинных причинах мы обязательно разберемся и примем соответствующие меры для предотвращения аналогичных случаев в будущем.

6. Покажите, как Вы можете разрешить конфликт.

На этом этапе важно показать, что мы действуем как нормальные и ответственные деловые партнеры.

Чтобы исправить допущенный недочет, мы уже выслали Вам недостающую книгу. В знак нашего сожаления о случившемся, к посылке прилагается сертификат на 15% скидку на все последующие покупки в нашем Интернет-магазине и книга-подарок.

Позвольте еще раз принести Вам свои извинения. Надеемся, что случившееся недоразумение не помешает Вам и дальше оставаться нашим клиентом.

Необоснованная претензия незаслуженно обвиняет в чем-то или же обвиняет недостаточно аргументированно. Если поступает необоснованная претензия, необходимо в деловом письме сообщить, что Вы не виноваты и отстоять свои интересы. При этом желательно еще сохранить деловые отношения и с адресатом.

Нельзя с адресатом спорить, пререкаться – ведь он и так уже недоволен и может разорвать с вами отношения.

Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу аллергии на полиграфическую краску от Елены. Она требует моральной компенсации.

В приложении есть результаты анализов, заключение врача и чек на продукцию Вашего магазина. Вы, как здравомыслящий человек, понимаете абсурдность ситуации и свою невиновность.

1.Обратитесь к клиенту по имени.

Уважаемая Елена!

2. Сформулируйте суть проблемы объективно.

Ваша позиция, конечно, оборонительная. Но не стоит спорить и проявлять агрессию.

Из Вашего письма я узнал, что после получения Вашего заказа из нашего магазина у Вас развилась аллергия на полиграфическую краску. Мне очень жаль. Если честно, такой случай в нашей практике впервые.

3. Аргументируйте свою позицию.

Как Вы понимаете, интернет-магазин занимается лишь реализацией печатной продукции, а не ее производством. Поэтому мы не можем гарантировать качество и отвечать за состав полиграфии. Это ответственность типографии.

4. Покажите желание продолжать сотрудничать.

Тем не менее, благодарю, что Вы сообщили о своей проблеме. Нам важно, чтобы клиенты с любыми предпочтениями могли пользоваться услугами нашего интернет-магазина.

5. Предложите вариант выхода из конфликтной ситуации.

Пойдите навстречу клиенту, предложите компромисс, который устроит всех. Или хотя бы покажет Ваше стремление найти выход.

Поэтому в качестве исключения мы предлагаем Вам обменять печатные книги на их электронные аналоги.

6. Сообщите, что должен сделать адресат, чтобы воспользоваться компромиссом.

Сообщите о своем решении письмом или по телефону, и мы договоримся о деталях обмена.

Надеемся, эти советы помогут Вам достойно выйти из любой ситуации, сохранив свою репутацию и отношения с клиентами. И желаем Вам реже сталкиваться с необходимостью отвечать на какие-либо претензии.

Валентина Коренная,

филолог, автор тренинга «Навыки делового письма»

– – – –

Ответ на претензию

В мой адрес 17.09.2016 г. от Вашего имени поступила претензия о расторжении договора купли-продажи автотранспортного средства (ВАЗ 2108, 2002 г.в., гос. номер А846АТ 67) от 17.08.2016 г., в котором я являюсь Продавцом, а Вы – Покупателем. Требование о расторжении договора связывается с действием ст.

С указанной позицией не могу согласиться по следующим основаниям. По условиям ст. 469 ГК РФ продавец обязан передать товар, качество которого соответствует условиям договора купли-продажи. Исходя из ст. 10 ГК РФ добросовестность участников гражданских правоотношений и разумность их действий предполагаются.

При заключении договора отдельно оговорено, что автотранспортное средство имеет недостатки, как: потертости, царапины, поврежден правый порог автомобиля. При приеме автомобиля Вами, как Покупателем, произведен наружный осмотр автомобиля, а также осуществлена пробная поездка. По условиям ст. 470 ГК РФ качество товара должно быть надлежащим на момент его передачи.

Между нами 17.08.2016 г. подписан акт приема-передачи товара, в п. 1.3 которого содержится норма о том, что претензий к качеству Покупатель не имеет. Это свидетельствует о том, что в момент передачи товара по договору купли-продажи его качество устраивало Покупателя и соответствовало условиями договора.

Кроме того, в соответствии со ст. 475 ГК РФ Покупатель по договору купли-продажи вправе требовать расторжения договора только в случае существенного нарушения требований к качеству товара. В претензии о расторжении договора в качестве недостатков автотранспортного средства Вами названы нарушения подвески, а также лакокрасочного покрытия заднего бампера. Такие недостатки сложно признать неустранимыми, а с учетом цены договора (120 000 руб.), расходы на их исправление не являются несоразмерными.

Поскольку в соответствии со ст. 476 ГК РФ обязанность доказать, что недостатки товара возникли до передачи его Покупателю, возложена на Покупателя, предлагаю провести автотехническую экспертизу преданного по договору купли-продажи товара. Если будет установлено, что за недостатки товара отвечает Продавец, я готов рассмотреть требования об уменьшении цены договора, возместить расходы на устранение таких недостатков или устранить их за свой счет.

20.09.2016 г. Василенко Я.А.