Как подписать файл электронной подписью

Как подписать файл с помощью ЭЦП

После подписания файл можно отправить другим пользователям. Для этого нужно на панели «‎Заполнить и подписать»‎ нажать «‎Далее»‎.

Отправка возможна несколькими способами:

  • ссылкой на подписанный документ;
  • копией файла в отдельном письме;
  • оригиналом документа (для подписания).

Последовательность действий при отправке зависит от выбранного способа.

Ссылка отправляется адресатам на подписанную и заполненную копию файла PDF, которую невозможно отредактировать. Сертифицируется копия Adobe Sign. Для отправки нужно нажать «‎Получить ссылку»‎ и «‎Создать ссылку»‎.

Отправить ссылку можно несколькими способами:

  • нажать «‎Скопировать ссылку»‎ и отправить ее по электронной почте;
  • нажать «‎Вложить ссылку в письмо»‎. В этом случае будет создано письмо с используемого электронного ящика, а темой сообщения будет название документа.

Пользователю остается лишь добавить адреса получателей и нажать «‎Отправить»‎.

Копию документа, доступную только для чтения, отправляют только по электронной почте. Получатели будут иметь возможность просмотра без редактирования.

Для отправки нужно:

  • Нажать «‎Отправить копию»‎.
  • Ввести электронный адрес пользователя, которому отправляется документ.
  • Нажать «‎Отправить»‎.

Данным способом можно отправлять документ сразу нескольким пользователям, а поля «‎Тема»‎ и «‎Сообщение»‎ заполняются как обычно.

Чтобы отправить документ на подписание нужно:

  • Нажать «‎Запросить подпись»‎ и «‎Начало работы»‎.
  • Откроется Adobe Sign. В полях «‎Имя»‎ и «‎Сообщение»‎ указывается нужная информация.
  • В «‎Дополнительные параметры»‎ выбирают при необходимости аутентификацию автора документа или другие параметры.
  • В разделе «‎Место для подписи»‎ добавляют поля формы и указывают место, где должна быть расположена ЭЦП.

После заполнения всех форм нужно нажать «‎Отправить»‎.

Если в качестве документа используется скан-копия в формате картинки (JPEG, BMP, PNG и так далее), то для его заверения потребуется воспользоваться программой КриптоАРМ. В принципе, есть и иное ПО для выполнения данной функции, но удобней всего использовать именно КриптоАРМ, к тому же – она является бесплатной.

Как подписать документ с помощью ЭЦП в данном случае? Достаточно запустить вышеуказанное приложение и следовать подсказкам диалогового окна. Естественно, предварительно нужно установить КриптоПро и интегрировать используемый сертификат в саму операционную систему. Только следует учесть, что в большинстве сайтов портала Госуслуг при отправке заверенных документов есть ограничение на их максимальный объем в 10 мегабайт.

При использовании КриптоАРМ добавлять ключ можно как в сам файл (с интеграцией), так и создавая копию открытого ключа, закрепляемую за документом. Рекомендуется использовать именно интеграцию, так как в этом случае удалить подпись будет сложнее (если делать это через «Проводник», то пользователь должен быть наделен правами администратора рабочей станции).

Кстати, последние версии КриптоАРМ интегрируются и в проводник. Это дает возможность подписывать абсолютно любые файлы из стандартного контекстного меню. Достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на необходимом объекте, выбрать «КриптоАРМ», а далее – «Подписать». Тут же появится диалоговое окно выбора персонального ключа из доступных.

Еще по теме  Можно ли продать квартиру в ипотеке втб

Итого, как подписать с применением ЭЦП файл? Потребуется только установить совместимое ПО, все остальное выполняется непосредственно из него. Также предварительно нужно установить используемый сертификат в систему. КриптоПро позволяет добавлять подпись и без этого, но в таком случае придется каждый раз вводить PIN-код, а также вставлять USB-токен.

Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

  1. ViPNet CryptoFile;
  2. КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile

— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

Как подписать документ Word и Excel Microsoft Office

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

КриптоПро Office Signature — платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -{amp}gt; меню Ставка -{amp}gt; в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Экспертное мнение

Мнение эксперта

Алексей Борисович

Специалист по программному обеспечению

Задать вопрос эксперту

Как подписать документ электронной подписью в среде Microsoft Office? Если сертификат уже установлен в среду операционной системы, то алгоритм будет следующий:

  • создать и отредактировать документ;
  • перейти в меню «Файл», кликнуть на «Защита документа»;
  • выбрать «Добавить цифровую подпись»;
  • из диалогового окна выбрать группу и контейнер, где содержится необходимая электронная подпись;
  • сохранить документ.
Еще по теме  Как вернуть электронный авиабилет – возврат электронного авиабилета с минимальными потерями

Также при добавлении ключа пользователь сможет выбрать как именно прикреплять подпись: как отдельный файл или с интеграцией в сам документ (только для .docx, .xlsx). Рекомендуется выбирать именно интеграцию, так как в этом случае создается единственный файл, а увидеть наличие в нем заверения можно только через «Свойства».

Аналогичным образом подписываются документы XLS, то есть, созданные с помощью Excel. Только для этого ещё понадобится установленный MSInfopath (в большинстве случаев поставляется вместе с пакетом программ Microsoft Office). Инструкция по добавлению ключа будет такой же, как и с документами Word.

Зачем я оформил ЭП

Изначально я оформил электронную подпись, чтобы разобраться, как ее можно безопасно использовать. Я собирался применять ЭП: никто не покупает навороченный смартфон только для того, чтобы он лежал на полке. Так же и с электронной подписью: нет смысла ее оформлять, чтобы она просто лежала в сейфе.

На момент начала эксперимента мне было непонятно, как вообще можно использовать ЭП в обычной жизни. Поэтому в течение месяца я пытался подписать ею любые документы и заявления.

После окончания эксперимента я не планирую прекращать пользоваться электронной подписью: надеюсь разобраться, чем еще она может помочь обычному человеку, и продолжить применять ЭП на практике.

Как подписать документ Word и Excel Microsoft Office

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Как подписать файл электронной подписью

Внимание: Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Что понадобилось для эксперимента

Для эксперимента я оформил усиленную квалифицированную электронную подпись на защищенном носителе — токене. Это обошлось мне в 1400 рублей.

Я использовал ноутбук Acer с операционной системой Windows 10. Для работы с ЭП установил программы, без которых подпись работать не будет. Инструкция по их установке была на сайте удостоверяющего центра, который выпустил для меня ЭП. Там же была ссылка для скачивания и автоматической установки — мое участие в этом процессе было минимальным. Это бесплатно.

Еще мне понадобился ворд, где я создавал документы для подписи, и учетная запись на госуслугах — она у меня уже была, создавать новую не пришлось. Больше для работы с ЭП ничего не потребовалось.

Еще по теме  Что такое электронные деньги и каковы их преимущества
Вот так выглядит токен с электронной подписью. Он похож на флешку, вставленную в порт компьютера
Вот так выглядит токен с электронной подписью. Он похож на флешку, вставленную в порт компьютера

Кто и где использует электронную подпись

Теоретически электронная подпись — аналог собственноручной. Любой документ, который вы подписываете от руки, можно подписать и электронной подписью.

Безопасность ЭП. Электронная подпись надежнее обычной. Рукописную подпись на бланке легко подделать. Она будет похожа на оригинал, и отличить подделку сможет только эксперт. Случаев подделывания электронной подписи пока не было.

Есть дело, когда по дарственной, подписанной ЭП, человек лишился квартиры. Но эта история не связана с подделкой подписи. Идет следствие. Но собственник через суд уже вернул себе квартиру — договор дарения признан недействительным. Решение суда уже вступило в законную силу. Кто-то получил оригинальную подпись за другого человека. Как это произошло, должны выяснить правоохранительные органы.

Бюджетные предприятия тоже постепенно осваивают цифровые технологии. Заведующий детским садом может с помощью ЭП подписывать документы на выплату зарплаты сотрудникам, а работники судов и судебные приставы подписывают ею запросы на получение информации об имуществе должников.

Обычного человека оформлять электронную подпись закон не обязывает — можно обойтись и без нее. Я в течение месяца искал, что именно человек может подписать электронной подписью, разбирался, как правильно работать с ЭП и насколько это удобно. Расскажу подробнее о сервисах и документах, где может понадобиться электронная подпись.

Море полезных статей о финансах

В вашей почте дважды в неделю. Рассказываем только о том, что касается вас и ваших денег

Выводы

Такая форма подписания документов мало распространена. Люди, в том числе сотрудники госорганов, не знают и не понимают, что такое ЭП. И не представляют, что подписанные ею документы имеют ту же юридическую силу, что и подписанные собственноручно.

Субъективные ощущения. Пока я подписывал документы таким образом, возникло ощущение, что я стал меньше зависеть от географии. Теперь мне не нужно приезжать в определенное место за сотни километров ради того, чтобы расписаться в очень важной бумаге. Появилась возможность не стоять в очереди с этой очень важной бумагой в канцелярию — можно отправить ее по электронной почте.

Но не все так радужно. Простому гражданину, получившему электронную подпись, скорее всего, придется придумывать, где ее применить. За месяц я нашел только три способа использования ЭП, хотя пришлось проявить изобретательность. В двух случаях из трех я легко мог обойтись без нее.

Жалобы в ГИБДД принимают вообще без подписи. Достаточно заполнить все поля в форме на сайте. Доверенность можно было подписать от руки. Во многих организациях документ, подписанный электронно и поступивший от имени физического лица, скорее вызовет удивление. Почему не было отправлено заявление о замене полиса ОМС, пока непонятно.

В общем, инфраструктура для физических лиц, у которых есть электронная подпись, в РФ пока не развита. Надеюсь, ситуация изменится.