Право и жизнь

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2020 № 526, далее – Правила 2020);

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение
составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год
в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Номенклатура закупок для государственных заказчиков

В соответствии с утвержденным Министерством экономического развития РФ № 601 приказом, для государственных заказчиков установлена номенклатура проводимых закупок
, включающая в себя перечень из 158 пунктов, допустимых к приобретению государственными учреждениями.

По итогам 2020 года, весь перечень размещенных заказов по отношению к общей доле всего объема можно распределить следующим образом:

1. Код 4500000 — 47% Услуги в области строительства
2. Код 7000000 — 6,5% Операции с недвижимостью и их аренде
3. Код 8500000 — 3,8% Услуги, производимые в области здравоохранения
4. Код 6000000 — 2,7% Транспортные услуги
5. Код 9000000 — 2% Предоставление социальных, коммунальных и прочих видов услуг
6. Код 7500000 — 0,11% Государственный оборонный заказ
7. Код 9900000 — 0,7% Деятельность экстерриториальных органов
8. Код 5000000 — 0,02% Оптово-розничная торговля и ремонт
9. Код 1000000 — 0,01% Услуги и продукция лесозаготовительных хозяйств
10. Код 68000000 — 0,01% Услуги в сфере образования

Одними из наиболее часто используемых кодов ОКДП стали:

• Строительно-монтажные работы
• Лекарственные, фармацевтические препараты

Номенклатурный список закупок

Кроме разрешенного приказом списка приобретаемой продукции есть определенный номенклатурный список закупок, который определяет используемую форму размещения заказа. Таким образом, по распоряжению Правительства РФ № 236 утвержден полный перечень кодов ОКДП, приобретение которых должно выполняться только в виде открытого аукциона, проводимого в электронной форме.

Номенклатура закупок
чаще всего используется и в специальных автоматизированных информационных системах исполнения заказа и является отдельным модулем, применение которого в большей степени заметно облегчает процесс заведения извещений о покупке или же реализации продукции. Кроме того, с использованием номенклатурного списка закупок можно произвести довольно глубокий статистический анализ абсолютно всех размещенных заказов и заключенных контрактов, подразделяя их по конкретным позициям кодов ОКДП.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Согласуем проект номенклатуры дел

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

	Заголовок документа	Нормативный акт
	Приходно-расходная книга по и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
	Приказы по основной деятельности
	ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
	Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
	Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни
	Положение о коммерческой тайне	Ст. 10 Закона о коммерческой тайне
	Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

Номенклатура закупок
— список приобретаемой продукции, имеющий определенную структуру, привязанную к группировкам кодов ОКДП (стандартизированный общероссийский классификатор всех видов экономической деятельности услуг и продукции). Обычно номенклатура объявления продукции используется в целях одноименности, а также для уточнения требуемого товара, услуги, работы.

Номенклатура закупаемой продукции набирает порядка 13 тысяч всевозможных наименований. Важно отметить и то, что далеко не все коды ОКДП используются на практике, нередко государственные или же коммерческие предприятия являются узконаправленными и в процессе своей закупочной деятельности применяют исключительно определенные коды, принадлежащие к их отраслевым категориям.

Утверждаем номенклатуру дел

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации – генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.